Contratos
Ubicación: Tareas ➔ ContratosUn contrato define de forma clara las condiciones del servicio prestado a un cliente: servicios cubiertos, tiempos de respuesta, alcance del soporte y condiciones económicas. Centraliza toda la información relevante y permite automatizar la facturación, la generación de órdenes de trabajo y el seguimiento de vencimientos y renovaciones.
Acceso
- Diríjase al menú Ventas en el área de configuración.
- Seleccione la opción Contratos.
Crear un contrato
Cualquier usuario con licencia de empleado puede crear contratos. Algunos campos solo se registran durante la aceptación, ya que dependen de la confirmación final del cliente.
- Haga clic en + Crear.
- Seleccione la Clasificación. El sistema rellenará automáticamente la descripción, parámetros y cláusulas predefinidas.
- Asigne el Cliente o el Proyecto. El sistema predetermina el receptor, los firmantes y sus direcciones.
- Configure el Vencimiento (Fijo o Indefinido) y las fechas correspondientes.
- Seleccione el Modelo de facturación.
- Complete la facturación, añada servicios, firmantes y cláusulas.
- Guarde. El contrato se crea en estado Borrador.
Datos generales
Datos principales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Clasificación | Tipo de contrato. Al seleccionarla, el sistema aplica automáticamente descripción, parámetros y cláusulas predefinidas |
| Fecha de formalización | Fecha en que el contrato adquiere validez legal. Distinta de la fecha de firma y de la fecha de entrada en vigor |
| Referencia | Código único asignado automáticamente de forma consecutiva al crear el contrato |
| Versión | Revisión del contrato. Se incrementa automáticamente al prorrogar |
| Estado | Fase del ciclo de vida: Borrador, Preparado, Aceptado, Activado, No aceptado, Cancelado, Finalizado |
| Proyecto | Proyecto para el que se contrata el servicio |
| Cliente | Al seleccionarlo, el sistema asigna el receptor y predetermina firmantes y direcciones |
| Receptor | Dato obligatorio que indica quién recibe los servicios. Se asigna automáticamente si hay cliente |
| Fecha de entrada en vigor | Fecha en que el contrato empieza a tener validez operativa |
| Modelo de facturación | Facturar contrato (importe fijo global) o Facturar órdenes de trabajo (por intervención) |
| Vencimiento | Fijo (fecha de inicio y fin, sin renovación automática) o Indefinido (sin fecha de fin, con renovación automática) |
| Meses de cobertura | Número de meses de vigencia. En indefinidos, determina la fecha de renovación |
| Fecha de renovación | Fecha prevista de próxima renovación (solo contratos indefinidos) |
| Fecha de finalización | Fecha en que el contrato expira. Obligatoria en fijos. En indefinidos indica que el cliente no desea renovar |
| Finalizar contrato al vencimiento | Impide la renovación automática al llegar al vencimiento |
| Título | Identificador del documento. Se genera automáticamente y puede personalizarse |
| Descripción | Resumen del servicio. Se completa automáticamente desde la clasificación, con soporte de texto enriquecido |
| Centro de trabajo | Centro asignado para la gestión. Por defecto, el del usuario que crea el contrato |
| Agente | Persona o entidad que actúa como intermediario en la gestión del contrato |
Facturación
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tarea recurrente de facturación | Se asigna automáticamente al activar el contrato. Vincula el contrato a las recurrencias de facturación |
| Importe a facturar por contrato | Importe facturado en la aceptación del contrato |
| Importe a facturar en la OT | Importe facturado tras ejecutar el trabajo en la orden de trabajo |
| Importe bruto | Suma de los dos importes anteriores |
| Total coste | Importe final incluyendo impuestos, descuentos y ajustes |
| Valoración personalizada | Permite editar el importe bruto manualmente cuando no hay servicios vinculados |
| Condición de pago | Plazo de pago desde la factura (ej. pago a 30 días) |
| Método de pago | Forma de pago: transferencia, tarjeta, efectivo, etc. |
Valores predeterminados para servicios
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Horario de servicio | Rango total de horas en que el servicio está disponible |
| Tiempo de respuesta (horas) | Plazo máximo para dar una primera respuesta desde que se recibe la solicitud |
| Cobertura geográfica | Zona donde el servicio está habilitado |
| Franja horaria del servicio | División del horario en bloques con tipos de atención diferenciados |
Datos adicionales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Email gestor | Correo del responsable que recibe la notificación de vencimiento para gestionar la renovación |
| Fecha de notificación de renovación | Fecha en que se realizó el último aviso de renovación al cliente |
Servicios del contrato
El registro de servicios permite añadir y gestionar las líneas de prestación asociadas al contrato. Cada línea es independiente y puede ser facturable o no.
Los servicios pueden ser de tres tipos (visible solo con módulo GMAO activo):
- General: Prestación puntual o recurrente. Requiere un producto.
- Mantenimiento: Servicio periódico. Requiere un plan de mantenimiento.
- Elemento: Componente vinculado al contrato. Requiere plan de mantenimiento y no admite producto.
Crear un servicio
- Haga clic en la pestaña Servicios dentro del contrato.
- Haga clic en + Crear.
- Complete los datos del servicio:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo | General, Mantenimiento o Elemento (solo visible con GMAO) |
| Producto | Asocia el servicio a un artículo del catálogo (solo tipo General) |
| Elemento | Equipo que requiere mantenimiento (solo con GMAO) |
| Plan de mantenimiento | Obligatorio para tipos Mantenimiento y Elemento |
| Título | Nombre breve que identifica la línea de servicio |
| Descripción | Texto detallado del alcance y condiciones |
| Facturar en contrato | Incluye el importe del servicio en el total del contrato |
| Generar orden de trabajo | Al activar el contrato, genera automáticamente recurrencias de OT |
| Facturar en la OT | Crea las órdenes de trabajo como facturables individualmente |
| Días entre revisiones periódicas | Frecuencia de generación automática de OT (ej. 30 = mensual) |
| Cantidad | Unidades del servicio (no aplica a elementos) |
| Precio | Precio de venta del servicio |
| Descuento | Reducción sobre el precio |
| Precio neto | Precio final tras descuentos |
| Coste | Gasto asociado a la prestación |
| Margen | Diferencia entre precio neto y coste |
| Importe | Total a cobrar por el servicio |
| Facturable | Indica si el servicio puede generar factura al cliente |
Un contrato puede no incluir servicios si su alcance no requiere intervenciones específicas. Si el modelo de facturación es Facturar órdenes de trabajo, al menos un servicio debe ser facturable.
Firmantes del contrato
Identifica a las personas autorizadas para aprobar y validar el contrato. Todo contrato debe tener al menos un firmante. Al seleccionar el cliente, el sistema predetermina el firmante autorizado y el representante legal.
Crear un firmante
- Haga clic en la pestaña Firmantes dentro del contrato.
- Haga clic en + Crear.
- Seleccione el Tipo y complete los datos:
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Representante legal | Persona con autoridad legal para comprometer a la empresa. Se predetermina desde el centro de trabajo o la ficha de empresa |
| Contratista principal | Individuo o entidad responsable de ejecutar las obligaciones del contrato |
| Firmante autorizado | Persona con autorización específica para firmar en nombre de la empresa |
| Testigo | Persona que presencia la firma validando su ejecución |
| Avalador o fiador | Persona o entidad que garantiza el cumplimiento del contrato |
| Otro | Cualquier rol no incluido en las categorías anteriores. Activa el campo Nombre del tipo |
Los datos de identificación obligatorios son: nombre, CIF/NIF/NIE y correo electrónico. No se permite que dos firmantes del mismo contrato compartan el mismo CIF/NIF/NIE. El proceso de firma es secuencial: cada firmante valida en su turno.
Cláusulas del contrato
Las cláusulas del contrato son las condiciones específicas que regulan el acuerdo. Si la clasificación tiene cláusulas vinculadas, se añaden automáticamente al crear el contrato. También pueden añadirse desde el catálogo o crearse manualmente en el propio contrato.
Para añadir una cláusula: haga clic en Cláusulas → + Crear, seleccione una cláusula del catálogo en el campo Condición o créela manualmente indicando título, descripción y tipo.
Procesos del ciclo de vida
Preparar
Cambia el estado del contrato de Borrador a Preparado, indicando que contiene toda la información necesaria para ser firmado y aceptado. El sistema valida que estén completos los datos obligatorios: identificación de las partes, importe, condición de pago y método de pago. Si falta algún dato, no permite guardar e indica qué campos completar.
Firmar
Disponible desde la vista preliminar del contrato cuando está en estado Preparado. Permite la firma electrónica manuscrita, recomendada desde un dispositivo móvil. El proceso es secuencial para múltiples firmantes. Cualquier modificación posterior al contrato invalida todas las firmas y obliga a reiniciar el proceso.
Documentación y salidas
Los contratos admiten la adjunción de anexos (condiciones técnicas, información legal, etc.) mediante la opción Adjuntar a los informes del documento. Estos se incorporan automáticamente al imprimir, generando un único archivo. Antes de imprimir, utilice Vista preliminar para verificar el contenido. La plantilla de impresión es configurable y admite traducciones para generar el contrato en el idioma del cliente.
Combinaciones de activación
Al activar un contrato, el sistema genera documentos y recurrencias según la combinación de modelo de facturación, vencimiento y servicios:
| Modelo | Vencimiento | Servicios | Facturación servicios | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| Facturar contrato | Fijo | No | — | Un único documento de venta |
| Facturar contrato | Fijo | Sí | En contrato | Un único documento de venta |
| Facturar contrato | Fijo | Sí | En OT | Documento de venta + recurrencia de OT |
| Facturar contrato | Indefinido | No | — | Documento de venta + recurrencia de venta |
| Facturar contrato | Indefinido | Sí | En contrato | Documento de venta + recurrencia de venta + recurrencia de OT |
| Facturar contrato | Indefinido | Sí | En OT | Documento de venta + recurrencia de venta + recurrencia de OT |
| Facturar OT | Fijo | Sí (obligatorio) | En OT | Solo recurrencias de OT facturables |
| Facturar OT | Indefinido | Sí (obligatorio) | En OT | Recurrencia por servicio; al menos uno facturable |
Integración con órdenes de trabajo
El sistema puede agrupar servicios con la misma frecuencia de revisiones en una única orden de trabajo, si la opción está activada en el asistente y los servicios son compatibles (no deben ser de tipo general). Esto evita duplicidades y simplifica la planificación.
Tareas habituales
Activar
La activación pone en marcha la ejecución operativa del contrato. A partir de este momento el contrato genera automáticamente facturación, órdenes de trabajo y recurrencias.
Estado requerido: Aceptado.
- Haga clic en Activar en la barra de herramientas.
- El asistente solicita los datos para generar el documento de venta:
- Tipo de documento: Albarán (permite facturar posteriormente y agrupar) o Factura (no modificable una vez creada).
- Clasificación: Categoría del documento de venta.
- Fecha y hora: Momento formal de la operación.
- Concepto de facturación: Descripción de la operación facturada.
- Código de producto (opcional): Asigna la cuenta contable y actualiza el stock si procede.
- Confirme. El sistema ejecuta secuencialmente:
- Genera el documento de venta (factura o albarán).
- Crea la recurrencia de facturación para contratos indefinidos.
- Cambia el estado a Activado.
- Bloquea el contrato para proteger su integridad.
- Crea las recurrencias de órdenes de trabajo si el contrato incluye servicios con periodicidad.
- Si hay recurrencias de OT, el sistema solicita confirmación para crearlas en ese momento o posponerlas.
Si la activación falla antes de completarse, puede retomarse desde el punto donde quedó sin repetir los pasos ya ejecutados.
La activación no es posible si faltan datos obligatorios como el DNI de un firmante.
Prorrogar
La prórroga amplía la vigencia de un contrato existente manteniendo su base original. Al ejecutarla, el sistema crea un nuevo contrato en estado Borrador que hereda los datos del contrato actual, conserva el mismo número de contrato e incrementa la versión. Las fechas se ajustan automáticamente: el nuevo periodo comienza al finalizar el anterior.
Estado requerido: Preparado o Aceptado.
- Haga clic en Más en la barra de herramientas.
- Seleccione Prorrogar.
- Revise y complete el nuevo contrato si es necesario.
- Prepare, firme y acepte el contrato resultante para formalizar la extensión.
Un contrato base solo puede prorrogarse una vez. El contrato resultante puede convertirse en el nuevo base y volver a prorrogarse en el futuro. La prórroga es el mecanismo de renovación para contratos con vencimiento fijo; los indefinidos se renuevan automáticamente.
Cancelar
La cancelación finaliza anticipadamente el contrato antes de su vencimiento. Implica la desactivación del contrato, la suspensión de sus efectos (servicios, facturación y recurrencias) y la eliminación de las órdenes de trabajo pendientes. Los documentos de venta ya generados no se eliminan y deben gestionarse de forma independiente.
Estado requerido: Activado.
- Haga clic en Cancelar en la barra de herramientas.
- Confirme la acción en el mensaje que aparece.
- El contrato pasa a estado Cancelado. Sus recurrencias y órdenes de trabajo pendientes quedan eliminadas.
El contrato cancelado se conserva como registro histórico. Solo los contratos en estado Cancelado pueden eliminarse definitivamente del sistema mediante la acción Borrar, disponible en la barra de herramientas del listado de contratos.
Aceptar
La aceptación formaliza la conformidad de los firmantes con las condiciones del documento, convirtiéndolo en un acuerdo legalmente vinculante.
Estado requerido: Preparado.
Existen dos modos de aceptación:
Gestión manual
- Asegúrese de que todas las partes hayan firmado físicamente el contrato.
- Escanee el contrato firmado y adjúntelo al registro como documento original en PDF.
- Haga clic en Aceptar en la barra de herramientas y confirme el mensaje informativo.
Si el registro no incluye el contrato firmado adjunto, el sistema muestra una advertencia pero permite continuar.
Firma digital mediante Portal Público
Requiere disponer de la funcionalidad Portal Público en la suscripción. La plataforma envía notificaciones automáticas a cada firmante. Cuando todos completan la firma, el sistema actualiza el estado a Aceptado sin intervención manual.
Si después de aceptar es necesario realizar modificaciones, utilice la acción Reabrir, que devuelve el contrato al estado Preparado. Tras modificarlo deberá volver a aceptarse.