Recurrencia
Introducción a la recurrencia
El Módulo de Recurrencia permite crear y configurar reglas para la generación periódica de documentos de venta, compra, órdenes de trabajo y actividades dentro del sistema.
Con este módulo, el usuario define:
- Tipo de documento recurrente: Documento de venta, Compra, Orden de trabajo (OT) o Actividad del CRM.
- Frecuencia de generación: diaria, semanal, mensual o anual.
- Duración de la recurrencia: mediante un período de vigencia o un número de repeticiones.
Es especialmente útil en empresas con procesos repetitivos, como administración y contabilidad (facturación periódica, pagos recurrentes, control de cobros) u operaciones y mantenimiento (revisiones de equipos, inspecciones de seguridad, mantenimientos preventivos).
Desde este módulo no se crean registros directamente, sino que se utilizan los asistentes de creación disponibles en cada apartado (Ventas, Compras, OT o CRM) para definir los documentos base.
Requisitos
Para que el Módulo de Recurrencia funcione, es obligatorio contar con al menos uno de los siguientes módulos activos en el sistema:
- Ventas
- Compras
- Tareas (u Órdenes de Trabajo)
- CRM (gestión de actividades)
La recurrencia se aplica únicamente a documentos y actividades vinculados a estos módulos.
Empresas que pueden aprovechar la recurrencia
| Sector | Caso de uso |
|---|---|
| Servicios de mantenimiento | Generación periódica de órdenes de trabajo (limpieza industrial, mantenimiento eléctrico o mecánico) |
| Software SaaS | Facturación automática de suscripciones mensual, trimestral o anual |
| Oficinas y corporaciones | Compras recurrentes de insumos, materiales o servicios |
| Plantas industriales | Mantenimiento preventivo, calibraciones, revisiones de maquinaria |
| Agencias de marketing | Actividades recurrentes en CRM: llamadas, correos, recordatorios de campañas |
| Empresas eléctricas / energéticas | Control periódico de activos, inspección de transformadores, auditorías |
Ciclo de vida
- Identificación de necesidades: Identifique procesos que se repiten regularmente para automatizar su gestión.
- Creación del documento base: Desde el apartado correspondiente, cree el documento que servirá como base y guárdelo como plantilla de recurrencia.
- Definición de la duración: Establezca la fecha de inicio y el vencimiento (fijo, por repeticiones o indefinido).
- Configuración de la frecuencia: Determine la periodicidad (diaria, semanal, mensual o anual) y ajuste los parámetros necesarios.
- Revisión y guardado de la plantilla: Verifique que todos los campos obligatorios estén completos y guarde la plantilla.
- Generación de documentos recurrentes: Utilice los indicadores del panel principal para identificar cuándo deben crearse los documentos y ejecute el asistente.
- Monitoreo de ejecuciones: Revise el historial de ejecuciones, los documentos generados y posibles errores.
- Modificación, pausa o cancelación: Actualice, pause o elimine la recurrencia cuando sea necesario. Los cambios solo afectan a ejecuciones futuras.
Ejemplos de recurrencia
| Tipo | Ejemplo |
|---|---|
| Órdenes de trabajo | Mantenimiento periódico de equipos para prevenir fallos |
| Compras | Reposición automática de insumos para asegurar el abastecimiento continuo |
| Ventas | Facturación recurrente de servicios para mantener ingresos estables |
| CRM | Seguimiento periódico de clientes potenciales para mejorar la conversión |
| Sector eléctrico | Mediciones, revisiones y pruebas técnicas programadas |
Plantilla de Tareas recurrentes
El mantenimiento de tareas recurrentes permite gestionar la configuración de actividades periódicas de forma eficiente y controlada, accesible desde Configuración → Plantillas. Desde este módulo no se crean registros directamente, sino que se utilizan los asistentes de creación disponibles en cada apartado para definir los documentos base. Permite consultar, modificar y previsualizar tareas recurrentes mediante filtros y vistas previas, facilitando su gestión y seguimiento. Se compone de los siguientes:
Sección Principal
Almacena la información básica del registro de recurrencia.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Referencia | Identificador único del registro, útil para búsquedas o seguimiento. |
| Nombre | Título del registro. Funciona como clave única: no se pueden crear varias tareas recurrentes con el mismo nombre. Ejemplo:Inspección y mantenimiento de transformadores. |
| Fecha | Momento en que se creó, modificó o programó el registro. |
| Estado | Situación actual:Activo o Inactivo. Los registros Inactivos se excluyen del proceso de creación de documentos. |
| Documento | Vincula o identifica el tipo de archivo asociado al registro (Venta, Compra, OT o Actividad CRM). |
| N.º de documento | Permite vincular el registro a un documento existente. No es obligatorio; se puede crear la recurrencia desde cero. |
| Descripción | Breve explicación del contenido, propósito o contexto del registro. |
Contexto
Define el ámbito de aplicación de la recurrencia mediante datos asociados.
Puede vincularse a cliente, proyecto, contrato, empleado o usuario, para controlar la aplicación, el seguimiento y la responsabilidad del proceso.
Duración
Define el periodo de vigencia de la tarea recurrente.
| Opción de vencimiento | Descripción |
|---|---|
| Fijo | La recurrencia finaliza en una fecha concreta definida en el campoFecha final. |
| Repeticiones | Finaliza cuando se haya generado el número de documentos indicado en el campoRepeticiones. |
| Sin definir | No tiene fecha de fin y se ejecuta indefinidamente hasta que se pause o cancele. |
Frecuencia de repetición
Define con qué periodicidad se generan los documentos.
| Frecuencia | Comportamiento |
|---|---|
| Diaria | Ejecución una o varias veces al día (cada pocas horas o minutos). |
| Semanal | Una vez por semana o en días específicos. |
| Mensual | Una vez al mes, con opción de fecha fija o programación dinámica. |
| Anual | Una vez al año, en fecha fija o según criterios de mes y semana. |
Datos adicionales
Muestra un resumen del proceso:
- Número de elementos generados hasta la fecha.
- Fecha de la última ejecución.
- Según el tipo de registro: el importe (ventas o compras) o el tiempo total asignado (órdenes de trabajo).
Control y seguimiento
El sistema registra cada ejecución del asistente, permitiendo consultar:
- Los documentos generados.
- El historial de ejecuciones.
Esta trazabilidad facilita la supervisión del proceso y el control de la recurrencia.
Creación de documentos recurrentes
Los asistentes de creación recurrente generan documentos automáticamente a partir de plantillas configuradas, siguiendo la periodicidad establecida. En cada ejecución, el sistema revisa las condiciones definidas (fechas, estado y parámetros) y crea solo los documentos que corresponden.
Proceso semiautomático: Requiere que el usuario ejecute el asistente manualmente. La generación de documentos y el control de duplicados se realizan de forma automática.
Para que la generación funcione correctamente:
- La plantilla debe estar en estado Activo.
- Las fechas de inicio y fin deben estar correctamente definidas.
- La plantilla debe incluir un registro base con toda la información obligatoria.
Integración con los procesos del sistema
Los documentos generados se integran como si fueran creados manualmente:
| Tipo | Integración |
|---|---|
| Ventas | Pasan por confirmación, facturación y contabilización; actualizan stock y se reflejan en IVA, informes y cobros. |
| Compras | Siguen el flujo de recepción y contabilización; actualizan stock y se registran en IVA, informes y pagos. |
| Actividades y OT | Se asignan, notifican y gestionan en paneles de tareas hasta su cierre habitual. |
Creación de documentos de compra, Actividades y Órdenes de Trabajo
Cada apartado (Compras, Actividades y Órdenes de Trabajo) cuenta con la opción "Crear Tarea recurrente", disponible en el botón Crear de la barra de herramientas.
El funcionamiento es muy similar al de la creación de documentos de venta desde recurrencia:
- La principal diferencia es que la plantilla hace referencia al tipo de documento correspondiente: Compras, Actividades del CRM u Órdenes de trabajo.
- En las plantillas de compras, el filtro de cliente se reemplaza por proveedor.
- El resto de parámetros —frecuencia, proyecto o centro de trabajo— se gestionan de la misma manera que en ventas.
- Cuando se crean documentos recurrentes de compra, no se les asigna número porque aún no está disponible. Se guardan en estado “Borrador” y, cuando el usuario lo indique, pasan a “Pendiente de facturación” (albaranes) o “Pendiente de pago” (facturas). Para localizarlos fácilmente, puede usarse el filtro por estado.
Para modificar una plantilla de recurrencia, haga clic en el botón "Modificar" del registro de la tarea. El sistema detectará automáticamente el tipo de documento y abrirá la interfaz adecuada para aplicar los cambios.
Modificación o cancelación
La recurrencia puede modificarse, pausarse o cancelarse en cualquier momento desde la plantilla correspondiente, alternando su estado entre Activo e Inactivo.
Los cambios se aplican únicamente a las ejecuciones futuras y no afectan a los documentos ya generados.
Buenas prácticas:
- Revisar periódicamente las plantillas activas.
- Definir con precisión las fechas de vigencia.
- Validar correctamente los documentos base antes de activar la recurrencia.
- Supervisar los primeros ciclos tras la puesta en marcha para confirmar el correcto funcionamiento.
Documentos vinculados a la recurrencia
Cada documento generado incluye una etiqueta automática con el formato:
RECURR dd/mm/aaaa hh:mm
Ejemplo: RECURR 25/02/2026 15:55
Estas etiquetas permiten identificar y buscar fácilmente los documentos creados por recurrencia:
| Búsqueda | Resultado |
|---|---|
RECURR | Todos los documentos generados mediante recurrencia, sin filtro de fecha. |
RECURR 25/02/2026 | Solo los documentos generados por recurrencia en esa fecha específica. |
Indicadores
En la zona de indicadores se disponen de dos gráficos para el seguimiento y gestión de recurrencias.
Documentos recurrentes por tipo
Muestra el número de registros activos clasificados por tipo (Ventas, Compras, Órdenes de trabajo, Actividades CRM). Al hacer clic en un segmento del gráfico circular, se accede al listado filtrado correspondiente.
Documentos recurrentes para crear en período
Muestra el número de registros pendientes de generar en el período (mensual o anual). Si hay un número indicado, al ejecutar el asistente se generarán tantos documentos como los mostrados. Al hacer clic en un segmento, se accede al listado filtrado correspondiente.
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