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Contratos

El módulo de contratos permite gestionar, organizar y controlar todo el ciclo de vida de los contratos estándar en una empresa, centralizando la información en un único lugar. Facilita el seguimiento de fechas clave, el almacenamiento de la documentación, la búsqueda y auditoría de contratos, y contribuye a prevenir incumplimientos y reducir riesgos legales.

Está pensado para quienes gestionan y supervisan contratos dentro de la empresa: administradores de contratos y ventas, equipos de finanzas y facturación, responsables de proyectos o centros de trabajo, legal y cumplimiento, y soporte y mantenimiento. Encaja especialmente bien en empresas de mantenimiento industrial, servicios tecnológicos, consultorías y servicios profesionales, y en general en cualquier organización que necesite organizar, supervisar y automatizar sus contratos.

Para que el módulo funcione de manera eficiente, es obligatorio contar con los módulos de Documentos Recurrentes y CRM. El módulo de Documentos Recurrentes permite generar automáticamente facturas, órdenes de trabajo o reportes periódicos vinculados a los contratos. El módulo CRM utiliza sus actividades para planificar y programar las tareas necesarias durante el ciclo de vida de los contratos, especialmente en el proceso de renovación.

El flujo de trabajo básico sigue el orden: Configurar → Crear → Revisar → Firmar → Aceptar → Activar → Ejecutar → Renovar/Cerrar. Cada contrato atraviesa distintas fases a lo largo de su vida, reflejadas en los estados disponibles:

Estado — Borrador El contrato está en preparación y es editable internamente. Puede tener campos incompletos.

Estado — Preparado El contrato incluye toda la información requerida para su aceptación (identificación de las partes, forma de pago, importe) y está listo para imprimirse y firmarse.

Estado — Aceptado El contrato ha sido aprobado por el cliente y está listo para su ejecución. Equivale a que el contrato está firmado por todas las partes en prueba de aceptación.

Estado — Activado El contrato está en ejecución. El sistema genera la primera factura, programa las siguientes y activa las recurrencias. La mayoría de los campos quedan bloqueados para evitar inconsistencias.

Estado — No aceptado El contrato ha sido rechazado por el cliente y no genera ningún compromiso ni ejecución operativa.

Estado — Cancelado El contrato ha sido anulado por el cliente o internamente y ya no está vigente. Sus efectos (servicios, facturación y recurrencias) quedan suspendidos.

Estado — Finalizado El acuerdo legal ya terminó y dejó de tener efectos jurídicos. Las partes ya no tienen obligaciones entre sí.

A quién va dirigido​

PerfilUso principal
Administradores de contratos y ventasCrean y controlan contratos, aseguran cumplimiento de condiciones y cláusulas
Finanzas y facturaciónAutomatizan y controlan la facturación periódica de contratos y servicios
Responsables de proyectos o centros de trabajoCoordinan recursos y planifican tareas para ejecutar los servicios contratados
Legal y cumplimientoCentralizan documentación, revisan aprobaciones y garantizan validez legal
Soporte y mantenimientoPlanifican intervenciones y controlan tiempos de respuesta

Requisitos previos​

Para que el módulo funcione correctamente son obligatorios:

  • Documentos Recurrentes: Genera automáticamente facturas, órdenes de trabajo o reportes periódicos vinculados a los contratos. Sin este módulo la creación de estos documentos sería manual, aumentando la carga de trabajo y el riesgo de errores.
  • CRM: Utiliza sus actividades para planificar y programar las tareas necesarias durante el ciclo de vida de los contratos, especialmente para el proceso de renovación. Permite recordar fechas clave, asignar responsables y garantizar que todas las acciones se completen a tiempo.

Si se dispone además del módulo GMAO, se habilitan las funcionalidades de gestión de elementos y planes de mantenimiento en los servicios del contrato.

Flujo de trabajo​

  1. Configuración previa — Definir clasificaciones, crear cláusulas, revisar clientes y contactos. Estado inicial: sin contrato.
  2. Creación del contrato — Asignar cliente, clasificación, fechas y modelo de facturación. Estado: Borrador.
  3. Servicios y condiciones — Añadir servicios, definir precios, cantidades y recurrencias.
  4. Revisión — Validar datos, firmantes, cláusulas e importes. Estado: Preparado.
  5. Firma — Firma manual o digital. Todos los firmantes deben validar el documento.
  6. Aceptación — Confirmación legal del contrato. Estado: Aceptado.
  7. Activación — Se generan facturas o albaranes, órdenes de trabajo y recurrencias. Estado: Activado.
  8. Ejecución y seguimiento — Gestión de servicios, facturación y control de vencimientos.
  9. Renovación o cierre — Los contratos indefinidos se renuevan automáticamente; los fijos requieren prórroga o finalizan al vencimiento.

Configuración inicial recomendada​

Antes de crear el primer contrato, configure en este orden:

  1. Crear las cláusulas reutilizables en Bases → Cláusulas.
  2. Crear las clasificaciones de contrato y asignarles cláusulas en Clasificaciones → Contrato.
  3. Revisar clientes y contactos en el CRM.
  4. Crear o verificar productos y planes de mantenimiento si el módulo GMAO está disponible.

Panel de situación de contratos​

El panel principal ofrece cuatro indicadores visuales del estado de la cartera:

IndicadorDescripciónColor
ActivosTotal de contratos vigentes—
Vencen en 30 díasContratos con fecha de fin dentro del próximo mesNaranja
Renovarán en 30 díasContratos indefinidos con próxima renovación en 30 díasAzul
Bajas de este añoContratos finalizados o cancelados en el año en cursoRojo

Cada indicador enlaza directamente al listado filtrado de contratos correspondiente.

Vencimiento, renovación y notificaciones​

Los contratos indefinidos permanecen activos hasta que se finalizan manualmente y se renuevan automáticamente en la fecha prevista, salvo que el cliente indique lo contrario. Los contratos fijos no se renuevan automáticamente: al aproximarse su vencimiento el sistema avisa al cliente y la renovación debe realizarse mediante la acción Prorrogar.

El proceso Terminar actualiza el estado de los contratos vencidos (cambia a Finalizado los fijos y renueva los indefinidos). Puede ejecutarse manualmente o programarse con periodicidad diaria, semanal o mensual. El botón Notificar genera avisos para informar a clientes sobre contratos próximos a expirar.

Actualización de precios​

El sistema no actualiza precios automáticamente en los registros de facturación recurrente existentes. En contratos indefinidos los precios deben actualizarse manualmente en la recurrencia antes de generar los documentos del siguiente período. En contratos fijos la actualización se realiza de forma natural al generar la nueva versión durante el proceso de prórroga.

Integración con órdenes de trabajo​

En la cabecera de una orden de trabajo se establece el contrato principal, que se hereda automáticamente en cada línea. Puede modificarse de forma individual por línea cuando sea necesario asignar un contrato distinto. Una misma orden de trabajo puede contener líneas vinculadas a diferentes contratos.