Crear venta desde pedidos
El asistente para documentos de venta ha sido desarrollado para simplificar y automatizar la creación de albaranes de entrega y facturas, partiendo de los pedidos registrados en el sistema. Esta herramienta permite generar un único documento de venta que agrupa varios pedidos de manera eficiente.
Puede acceder a este asistente desde el botón ‘Crear’ del apartado de documentos de venta. Solo tiene que seleccionarlo de la lista disponible, ya que se muestran varias opciones.
El asistente se divide en los siguientes pasos:
Paso-1: Filtro de datos:
En este primer paso se seleccionan los pedidos que se van a procesar.
- Fecha desde / hasta: Delimita los pedidos por fecha de creación o entrega.
- Centro de trabajo: Filtra pedidos de un centro específico.
- Proyecto: Selecciona pedidos vinculados a un proyecto concreto.
- Cliente: Filtra pedidos de un cliente determinado.
- Pedido de venta: Permite seleccionar pedidos específicos individualmente.
Objetivo: Garantizar que solo se generen documentos de venta de los pedidos correctos, evitando errores o duplicaciones.
Paso-2 Selección de pedido
Esta sección muestra los clientes con pedidos pendientes de servir:
Un solo pedido: se muestra un elemento con nombre del receptor, proyecto (si aplica), número de pedido, fecha, estado de pago e importe.
Varios pedidos: se agrupan en un solo elemento, mostrando el nombre del receptor, la palabra “Varios” con el número de pedidos totales pendientes de atender, estado de pago, fecha e importe acumulados.
Esto permite atender varios pedidos del mismo receptor en un único documento de venta.
Selección: solo se puede elegir un elemento a la vez. Si el receptor tiene varios pedidos, se atenderán todos juntos con una sola operación.
Paso-3: Selección de parámetros
En este apartado se configuran los principales detalles que definirán el documento de venta antes de generarlo. Aquí se elige la fecha del documento, su tipo y su clasificación , asegurando que quede correctamente registrado.
Datos que se configuran:
- Fecha: Cuándo se registra el documento (impacta contabilidad y vencimientos).
- Tipo de documento: Albarán (entrega) o factura (registro legal y contable).
- Clasificación: Categoriza el documento para organización interna e informes.
Resumen práctico: Este apartado sirve para definir cómo se generará y organizará el documento de venta.
Paso-4: Selección de detalles
En esta sección se muestra la lista de productos correspondientes al pedido seleccionado en los pasos anteriores. Para cada producto se indican: receptor, referencia, descripción, fecha de entrega prevista, referencia del pedido y cantidad .
Si el pedido no se va a servir por completo, puede seleccionar todos los productos o solo un conjunto específico. Por defecto, el documento de venta se creará con la cantidad total indicada , pero es posible reducirla si el pedido se sirve parcialmente. El sistema dejará el resto como pendiente de servir , para atenderlo en futuras sesiones.
Consideraciones adicionales
- Atención de pedidos: Solo se puede atender un pedido a la vez .
- Edición de parámetros: Durante los distintos pasos del asistente, puede retroceder y ajustar los parámetros , siempre que el proceso no se haya completado.
- Cancelación o no guardado: Si se cancela el proceso o no se guarda el documento de venta, el estado de los pedidos no cambia y permanecerán pendientes para futuras gestiones.
- Sincronización automática: Al finalizar y guardar el documento, los datos se sincronizan automáticamente con el sistema, garantizando trazabilidad y control del estado del pedido.
- Modificación de documentos: Si se modifica un documento de venta tras su creación, el sistema recalcula automáticamente las cantidades pendientes para reflejar la nueva situación.
- Pedidos completados:
- Si un pedido se sirve por completo, su estado se asigna como Entregado .
- Los pedidos con estado Entregado pueden consultarse, pero no permiten modificaciones .
- Pedidos cobrados (ecommerce): Si el pedido ya ha sido cobrado, se crea obligatoriamente una factura y se registra el cobro correspondiente.